Nyt fra DKK
-
Kære Specialklub,
Vi skal fra Dansk Kennel Klubs side ikke lægge skjul på, at Coronatiden – også for os i DKK´s administration - har været et vanskeligt farvand at manøvrere i. I DKK har vi hele vejen igennem forsøgt at finde og formidle en pragmatisk og løsningsorienteret vej ud fra myndighedernes – til tider - begrænsede oplysninger.
Fordi vi ikke altid har kunnet få konkrete svar på spørgsmål fra myndighederne, har det desværre også betydet, at vores kommunikation til jer ikke altid har været så konkret og handlingsorienteret, som I kunne have ønsket. Vi har i forlængelse heraf oplevet, at der i nogle tilfælde er opstået tvivl om, præcis hvad DKK´s holdning har været, bl.a. i forhold til spørgsmålet om afholdelse af generalforsamlinger i specialklubberne under Covid-19-situationen.
Derfor er formålet med nedenstående at bringe mere klarhed over, hvordan vi fra DKK´s side vil foreslå specialklubberne at agere i forhold til at kunne foretage en ansvarlig afholdelse af årets generalforsamlinger i lyset af udbruddet af COVID-19, hvis der ikke allerede i jeres regi er fundet en løsning på dette.
Herunder kan du læse de anbefalinger, vi har udfærdiget ud fra den nye viden vi har erhvervet siden sidste fremsendte skriv ang. generalforsamlinger, og vi vil derfor bede jer udelukkende forholde jer til dette nye skriv fremadrettet.
Nedenstående er DKK´s anbefalinger. I sidste ende er det klubben i samarbejde med dirigenten der afgør, hvornår og hvordan møderne afvikles under skyldig hensyntagen til de formelle regler, der gælder for afviklingen. DKK har dog den holdning (omstændighederne taget i betragtning), at man ikke bør være alt for firkantet.
Med regeringens udmelding om en lempelse af forsamlingsforbuddet pr. 8. juni 2020 til maksimalt 50 deltagere, har vi bevæget os ind i genåbningens fase 3.
Planen er, at forsamlingsforbuddet skal hæves yderligere i to efterfølgende etaper hen over sommeren; I anden etape, 8. juli, hæves forsamlingsforbuddet ifølge regeringens udspil til 100 personer, og i tredje etape, 8. august, hæves det til 200 personer.
Den aflyste generalforsamling skal afholdes hurtigst muligt efter, at situationen er normaliseret, og når det igen er lovligt at afholde større forsamlinger.
Undersøg evt., hvor mange deltagere der sædvanligvis deltager i klubbens generalforsamling. Overstiger deltagerantallet klart 50 personer, er anbefalingen herfra, at klubben må vente med afholdelse, evt. blot til efter 8. juli.
Er deltagerantallet lavere, og overstiger det sædvanligvis ikke 50 personer, kan det anbefales, at klubben beder deltagerne om bindende tilmeldinger til generalforsamlingen i god tid forud for den planlagte afholdelse, så deltagerantallet er kendt på forhånd.
Mange specialklubber vil således være i stand til at afholde generalforsamling efter den 8. juni 2020. Se punktet nedenfor om Alternativ afvikling af generalforsamling
Generalforsamlingen skal indkaldes med det varsel, der fremgår af vedtægterne, og i øvrigt afvikles i henhold til vedtægterne.
I de klubber, hvor medlemmerne var indkaldt før nedlukningen, og generalforsamlingen blev udskudt, er det DKK´s vurdering, at medlemmerne kan varsles på ny med 14 dages varsel med henvisning til den tidligere indkaldelse.
Hvis klubbens vedtægter indeholder hjemmel til at afgive stemme via fuldmagt, kan bestyrelsen opfordre til, at medlemmerne giver et andet medlem fuldmagt til afgive stemme ved fysisk fremmøde.
Selv om det er fristende, er der efter DKKs vurdering ikke umiddelbar hjemmel til at springe årets generalforsamling over.
Hvis man som klub vurderer, at det fortsat efter den 8. juni ikke er muligt at afholde generalforsamling med alle de medlemmer, der ønsker at deltage, anbefaler DKK en af følgende muligheder:
De klubber, som vurderer, at man ikke vil være i stand til at afholde en generalforsamling med fysisk fremmøde i 2020, kan overveje at afvikle generalforsamlingen i ”blandet form”:
Medlemmerne kan tilbydes, at de enten kan møde frem fysisk, hvis de ønsker det, eller at de kan deltage i generalforsamlingen digitalt/online. I samme moment skal angives, hvilken online-platform der vil blive benyttet.
Klubben kan samtidig bede om bindende tilmelding vedrørende det fysiske fremmøde.
Dette vil kunne nedbringe antallet af deltagere i det fysiske møde til under 50 personer, og så længe de, der ønsker det, kan møde frem fysisk i forhold til forsamlingsforbuddet, efterlever foreningen grundreglen om medlemmernes ret til fysisk fremmøde.
Klubber med et forventet deltagerantal over 50 kan allerede nu overgå til hel- eller delvis afvikling i digital form, hvis de ønsker det. Men det er også tilladt at vente på, at forsamlingsforbuddet ophæves eller lempes yderligere.
Klubber der har presserende temaer på dagsordenen (f.eks. en undertallig bestyrelse, et kritisk regnskab o.a.), bør uanset forventet deltagerantal overgå til digital afvikling nu.
Delvis elektronisk generalforsamling, hvor deltagerne kan vælge at deltage enten elektronisk eller fysisk, kan besluttes af bestyrelsen og kræver ikke særskilt hjemmel i vedtægterne.
Det forudsætter, at indkaldelsen til generalforsamlingen angiver, hvordan deltagerne kan tilmelde sig den elektroniske deltagelse. Ligeledes skal indkaldelsen angive fremgangsmåden for den elektroniske deltagelse.
Såfremt indkaldelse til generalforsamling er udsendt, og indkaldelsen ikke indeholder mulighed for delvis elektronisk generalforsamling, vil der
(1) frem til seneste tidspunkt for indkaldelse til generalforsamling eller
(2) ved at aflyse generalforsamlingen og genindkalde
kunne fremsendes ny indkaldelse med angivelse af delvis elektronisk generalforsamling.
Såfremt fristen for indkaldelsen er udløbet, og indkaldelsen ikke indeholder oplysninger om delvis elektronisk generalforsamling, vil dirigenten skulle afgøre, hvorvidt klubben alligevel vil kunne gøre brug af delvis elektronisk generalforsamling.
Dette forudsætter imidlertid, at generalforsamlingen kan afvikles på betryggende vis, og at ingen deltagere afskæres i deres mulighed for deltagelse i generalforsamlingen.
Hvis vedtægterne hjemler elektronisk/digital afholdelse, anbefaler DKK, at klubben hurtigst muligt benytter sig af en sådan fremgangsmåde for afholdelse af generalforsamlingen.
Bemærk, at fuldstændig elektronisk afholdelse af generalforsamling ikke kan benyttes, hvis der ikke er hjemmel i klubbens vedtægter til dette.
Klubben kan eventuelt begrænse deltagerantallet ved, at hver kreds kun kan møde med én repræsentant, men selvfølgelig bevare det stemmeantal de hver for sig er berettigede til.
En sådan begrænsning af deltagerantallet vil efter DKK´s vurdering være tilladelig i den foreliggende Covid-19-situation.
Hvis I har spørgsmål, skal I som altid være meget velkomne til at skrive eller ringe til os på post@dkk.dk eller 56188155.
DANSK KENNEL KLUBParkvej 1 · DK-2680 Solrød Strand
Tlf. +45 5618 8100 · fax +45 5618 8191
post@dkk.dk · www.dkk.dk